Referensi Analisis Metode PIECES Menurut Para Ahli

Definisi Analisis Metode  PIECES Menurut Al fatta, Wetherbe (2012) & James Wetherbe (2012) 

Menurut Al fatta (2007:51) metode yang menggunakan enam variabel yaitu Performance, Information/Data, Economic, Control/Security, Efficiency, dan Service.

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. Pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan.

Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi.

a. Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang.

b. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang.

c. Kurangnya informasi yang tepat waktu.

d. Terlalu banyak informasi.

e. Informasi tidak akurat.

Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis yang tersimpan dalam sebuah sistem. Permasalahan yang meliputi:

a. Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan di banyak tempat.

b. Kekakuan data. Data di tangkap dan disimpan, tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian judul dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan.

Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dapat disimak berikut:

a. Biaya

1. Biaya tidak diketahui.

2. Biaya tidak dapat dilacak kesumber.

3. Biaya terlalu tinggi.

b. Keuntungan 

1. Pasar-pasar baru dapat dieskplorasi.

2. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki. 

3. Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan.

Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Keamanan atau kontrol yang lemah

a. Input data tidak diedit dengan cukup.

b. Kejahatan (misalnya, penggelapan atau pencurian) terhadap data.

c. Pelanggaran etika pada data atau informasi. Misalnya, data atau informasi diakses orang yang tidak berwenang.

d. Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada dokumen atau database yang berbeda.

e. Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data.

f. Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak).

g. Terjadi error saat membuat keputusan.

2. Kontrol atau keamanan berlebihan.

a. Prosedur birokratis memperlamban sistem.

b. Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan.

c. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan.

Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. 

Berikut adalah suatu indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien:

a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer.

b. Data dimasukkan atau disalin secara berlebihan.

c. Data diproses secara berlebihan.

d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.

e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:

a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.

b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.

c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya.

d. Sistem tidak mudah dipelajari.

e. Sistem tidak mudah digunakan.

f. Sistem canggung untuk digunakan.

g. Sistem tidak fleksibel.

MenurutJames Wetherbe (2012), PIECES adalah untuk mengoreksi atau memperbaiki sistem informasi bagi pengambil keputusan dalam suatu organisasi. Berikut ini daftar identifikasi masalah yang sesuai dengan yang dihadapi oleh organisasi.

Analisis pieces juga sangat banyak di terapkan untuk penelitian pada suatu perusahaan atau organisasi. Salain mudah dan dapat di pahami analisis pieces juga bersifat ringan tidak membutuhkan data yang banyak.

Pieces menurut para ahli Wukil Ragil (2010:17),
Metode PIECES adalah metode analisis sebagai dasar untuk memperoleh pokok-pokok permasalahan yang lebih spesifik. Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa aspek antara lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency and Service).

Berikut ini kriteria yang wajib ada pada analisis pieces menurut James Wetherbe (2012),

1.      Performance
Produksi – jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang jumlah kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu dalam satuan orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memperioses berkas yang masuk kepada oraganisasi dibutuhkan berapa orang jam? Kemudian hal ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau perlu ada peningkatan kerja.

Waktu respons – penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons ketransaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situai saat ini tentang waktu respons yang terjadi ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut direspons untuk diproses. Penundaan ini bisa jadi karena antrian dalam pemrosesan transaksi-transaksi sebelumnya.

2.      Informations
Kurangnya informasi, kurangnya informasi yang diperlukan, kurangnya informasi yang relevan – 3 hal yang telah disebutkan itu bersumber pada kurangnya informasi bagaimanapun bentuknya. Pada bagian ini dideskripsikan pada situasi saat tentang kurangnya informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, baik itu dalam jumlah, informasi maupun dalam hal macam informasinya.

Terlalu banyak informasi ( kelebihan informasi ) – yang dimaksud terlalu banyak informasi disini adalah banyak nya informasi yang berserakan belum terkumpul, belum terformat, dan masih tercampurnya antara informasi yang relevan dan yang tidak relevan dengan masalah yang harus diambil keputusannya, sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk memilah dan memilih informasi yang relevan.

Informasi tidak dalam format yang berguna – adalah bahwa informasi sudah tersedia, hanya saja bentuk dan format nya tidak sesuai dengan yang dibutuhkan sehingga mempersulit pembaca informasi tersebut dan memerlukan waktu yang lebih lama untuk memahami dan memanfaatkan informasi tersebut.

3.      Economics

• Biaya tidak diketahui
• Biaya tidak dapat dilacak sumber
• Biaya terlalu tinggi

Secara umum keuntungan- keuntungan yang didapat ketika menerapkan sistem informasi, selain yang tersebut dibawah ini masih ada lagi keuntungan – keuntungan yang lain yang secara lebih lengkap diidentifikasikan. Sehingga pada bagian ini dideskripsikan manfaat yang akan didapatkan ketika menerapkan teknologi informasi atau sistem informasi dalam menjalakan proses bisnisnya.

4.      Control
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kendali terhadap aliran data dan informasi ketika keaamanan atau kendali terlihat lemah sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan kepada pihak-pihak yang tidak berwewenang. Juga ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi terlalu ketat sehingga sistem jadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut dan juga mengganggu keamanan dan kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut.

5.      Effisiency
Dimana data yang berlebihan diinputkan dan diproses juga informasi yang dihasilkan secara berlebihan akan membuat sistem tidak akan efisien dalam penggunaan sumber daya. Sumber daya dapat berupa sumber daya prosesor, memory, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll.

6.      Service
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Sederatan kelemahan layanan data sistem telah teridentifikasi dibawah ini, berikut ini kelemahan layanan sistem yang teridentifikasi :

• Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat
• Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten
• Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya
• Ssistem tidak mudah dipelajari

Contoh Analisis Pieces

Analisis	Sistem  Berjalan	Sistem  Usulan
Perfomance	Pemasangan iklan pada saat ini dilakukan dengan cara pelanggan datang langsung Kompas TV sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, pemasangan iklan dapat dilakukan dengan memesan lewat telepon kemudian pelanggan tetap datang langsung ke Kompas TV untuk memberikan video iklan ataupun poster iklan dan melakukan pembayaran, sehingga membutuhkan waktu yang lama.	Sistem yang diajukan sudah berbentuk aplikasi yang di akses secara online melalui website, sehingga pelanggan yang ingin melakukan pemasangan iklan dapat langsung memesan melalui website tersebut dan mengunggah video atau poster iklan yang dipesan. Selain itu, pembayaran biaya iklan dapat dilakukan dimana saja dengan cara transfer ke rekening Kompas TV kemudian mengunggah bukti transfer melalui website tersebut.
Information	Pelanggan hanya memperoleh iinformasi terkait pemasangan iklan jika pelanggan datang langsung atau menelepon pihak Kompas TV.	Sistem yang diajukan dapat menyajikan informasi secara cepat tentang pemesanan iklan yang diakses secara online. Pada system ini terdapat fasilitas chatting atau forum pelanggan jika pelanggan ingin mengajukan pertanyaan, saran ataupun keluhan kepada Kompas TV. Selain itu, terdapat juga Kuesioner online yang ditujukan ke pelanggan yang melakukan pemasangan iklan sehingga perusahaan dapat mengetahui informasi tentang kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan.
Economy	Biaya yang dibutuhkan untuk jangka pendek relatif sedikit. Akan tetapi, untuk jangka panjang membutuhkan banyak biaya untuk proses pendekatan dengan pelanggan.	Biaya awal yang dikeluarkan untuk membuat sistem system relative mahal, tetapi sistem ini dapat digunakan dalam jangka panjang dan dapat menghemat biaya untuk memberikan kepuasan pelayanan kepada pelanggan serta memudahkan pelanggan dalam pemasangan iklan.
Control	Tidak adanya batasan dalam akses data yang tersedia. Semua karyawan dapat mengetahui seluruh data perusahaan. Selain itu, keamanan data pelanggan dan data pemasangan iklan tidak terjamin karena tidak disimpan secara teratur bahkan resiko kehilangan data pun sangat besar.	Setiap orang yang melakukan akses harus memasukkan masuk ke system dengan menggunakan username dan password untuk keamanan sistem. Sehingga data pelanggan dan data pemesanan iklan dapat dijamin keamanannya dan ketika perusahaan membuthkan data tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Efeciency	Untuk mendapatkan informasi tentang pelayanan periklanan pelanggan harus datang ke kompas TV untuk mencari informasi yang dibutuhkan sehingga tentunya membutuhkan waktu dan biaya yang lebih apabila jarak ke Kompas TV jauh.	Sistem dapat mempercepat waktu dalam menyajikan informasi periklanan, karena sistem menggunakan jaringan online sehingga pihak yang ingin mengtahui informasi langsung membuka sistem, pemesanan iklan dan proses pembayaran pun dapat dilakukan secara online melalui website tanpa harus datang langsung ke Kompas TV.
Service	Pelayanan terhadap penyajian informasi periklanan masih dengan cara face to face yaitu pelanggan harus datang langsung ke Kompas TV.	Penyajian informasi secara dilakukan online dan sitem ini dapat menghubungkan antara pelanggan dan perusahaan. Pemasangan iklan juga dapat dilakukan dengan cepat dan mudah tanpa harus datang langsung ke Kompas TV.

Setelah melakukan Analisis PIECES maka didapat kesimpulan bahwa dibutuhkan sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama.

Buku Referensi : Al fatta, Wetherbe (2012) & James Wetherbe (2012)